Mẫu đơn xin nghỉ việc - Hướng dẫn viết đơn chuyên nghiệp

Viết mẫu đơn xin nghỉ việc thể hiện sự chuyên nghiệp và thái độ tôn trọng của người lao động. Đa phần đơn xin nghỉ việc còn có liên quan đến quy định công ty và gắn liền với các chế độ quyền lợi của chúng ta. Vì thế, khi muốn nghỉ việc, bạn cần viết mẫu đơn xin nghỉ việc chuẩn và có tính thuyết phục để được quản lý chấp thuận. Topcvvn.com giúp bạn viết đơn xin nghỉ việc chuẩn và khéo léo, tạo được thiện cảm ngay cả khi bạn rời đi. 

1. Đơn xin nghỉ việc - những hiểu biết cơ bản cần nắm bắt

Đơn xin nghỉ việc hay đơn xin thôi việc là một văn bản trình bày đề xuất về việc chấm dứt làm việc tại công ty, chấm dứt hợp đồng lao động. Toàn bộ nội dung đơn sẽ được viết ngắn gọn trong một trang giấy nêu rõ lý do muốn thôi việc và các thông tin quan trọng như thời gian xin nghỉ, nội dung công việc bàn giao. 

Bất kể là bạn viết đơn xin nghỉ việc vì lý do gì như xin nghỉ việc riêng, xin nghỉ việc vì con nhỏ, nghỉ việc để điều trị bệnh, … thì bạn cũng cần tuân thủ form chung của mẫu đơn xin nghỉ việc và viết đơn tuân thủ nguyên tắc nhất định. 

Việc viết đơn xin nghỉ việc là một bước quan trọng trong quy trình xin thôi việc. Cũng có nghĩa là giấy tờ này có vai trò quan trọng trong quá trình giải quyết thủ tục nghỉ việc của bạn. Xin việc được tính là thành công hay thất bại thì nghỉ việc cũng có những trạng thái tương tự, hoặc là xin nghỉ thành công hoặc là sẽ gặp phải sự khó khăn, không suôn sẻ. Tất nhiên, khi đã có ý định nghỉ việc, dù muốn hay không thì chúng ta đều hy vọng đề xuất đó sẽ được chấp thuận. Vậy nên bạn cần tìm hiểu cách làm thế nào để viết đơn xin nghỉ việc thuyết phục.

2. Nội dung cần có trong đơn xin nghỉ việc

Về nguyên tắc. viết và nộp đơn xin nghỉ việc là điều bắt buộc trong quy trình nhân sự. Việc nhận được đơn xin nghỉ việc sẽ giúp doanh nghiệp chủ động bố trí nhân sự trong thời gian tới. Chiếu theo nhu cầu cần nắm bắt thông tin liên quan đến nhu cầu xin nghỉ việc, bạn cần viết đơn tuân thủ quy chuẩn chung cũng như đảm bảo đầy đủ nội dung.

- Thông tin cá nhân

- Lý do muốn nghỉ việc

- Thời gian nghỉ

- Nội dung công việc cần bàn giao và bàn giao cho ai.

3. Hướng dẫn viết đơn xin nghỉ việc khéo léo

Một lá đơn được trình bày chuyên nghiệp và rất khéo có thể mang đến cho nhà tuyển dụng cảm giác hài lòng và có xu hướng dễ dàng chấp thuận hơn. Dù bạn là một nhân viên ưu tú và doanh nghiệp không mong bạn sẽ nghỉ nhưng bằng sự cẩn thận của bạn thể hiện trong mẫu đơn xin việc, họ vẫn sẽ tôn trọng quyết định đó. Bạn chỉ cần dành chút thời gian để tìm hiểu về cách viết đơn, như vậy đề xuất thôi việc của bạn sẽ khiến nhà quản lý khó từ chối.

3.1. Cách viết nội dung cho từng phần trong đơn xin nghỉ việc

Mẫu đơn xin nghỉ việc cần được viết theo form mẫu văn bản hành chính. Do đó, bạn cần đảm bảo giữ được các yếu tố cơ bản để tạo sự trang trọng như quốc hiệu - tiêu ngữ, tên đơn viết hoa có dấu và chỉ cần ghi là ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC/ĐƠN XIN THÔI VIỆC. 

Trong nội dung, các phần cơ bản sẽ được trình bày như sau:

- Phần Kính gửi: viết đúng người phụ trách xử lý đề xuất nghỉ việc của bạn. Tùy vào bộ phận, chức vị mà kính gửi đến cấp trên của mình. Ví dụ gửi đến Trưởng phòng chuyên môn nếu bạn là nhân viên thuộc phòng ban đó. Gửi đến ban giám đốc nếu bạn đang nắm giữ chức vụ quản lý cấp cao, 

- Nêu thông tin cơ bản của người viết đơn: bạn sẽ viết họ tên đầy đủ kèm ngày tháng năm sinh. Nêu rõ vị trí đang phụ trách và phòng ban trực thuộc.

- Trình bày mục đích viết đơn: hãy dùng một câu văn ngắn gọn để mở đầu cho nội dung vấn đề mong muốn xin thôi việc. Chẳng hạn “tôi viết đơn này để xin được chấm dứt hợp đồng lao động tại công ty bắt đầu từ “ …

- Ghi rõ ràng thời gian muốn chính thức nghỉ việc.

- Lý do nghỉ việc: đưa ra lý do thuyết phục

- Thông tin bàn giao công việc: nếu bạn xin nghỉ việc đúng theo quy định của công ty và có thông báo trước thì tất nhiên bạn sẽ được chấp thuận nhưng đương nhiên bạn còn phải đảm bảo được cả vấn đề về chất lượng công việc. Có nghĩa là cho đến thời điểm bạn nghỉ, các dự án do bạn phụ trách phải được đảm bảo hoàn thành hoặc sẽ bàn giao lại cẩn thận cho người thay thế. 

- Lời kết: tại phần này bạn ghi rõ lời cảm ơn và bày tỏ mong muốn sẽ được công ty đồng ý cho nghỉ việc đúng theo mong muốn. Sự khéo léo không chỉ được tạo ra bằng cách trình bày mọi thứ vào đúng quy tắc mà còn được thể hiện qua cách diễn đạt, dùng từ khéo léo, bày tỏ rõ sự chân thành.

Chẳng hạn khi bạn xin nghỉ gấp hoặc nghỉ vào thời điểm công ty đang gặp khó khăn nào đó, thay vì viết rằng Tôi đề nghị công ty giải quyết nhu cầu nghỉ việc cho tối trong thời gian sớm không thiện cảm thì bạn hãy viết lịch sự rằng “Tôi biết rằng quyết định nghỉ việc của tôi trong thời điểm này sẽ gây ra những bất tiện cho công ty nhưng tôi rất mong công ty có thể thông cảm và chấp thuận, tạo điều kiện vì lý do bất khả kháng của tôi“.

3.2. Những lưu ý quan trọng giúp mẫu đơn xin nghỉ việc thêm thuyết phục

Muốn viết đơn nghỉ việc thành công, bạn cần tường tận hơn bất cứ ai những vấn đề sau đây.

3.2.1. Xác định rõ ràng về ý định xin nghỉ việc của mình

Tại các doanh nghiệp đều có quy định về vấn đề xin nghỉ việc. Lá đơn xin thôi việc là một yêu cầu bắt buộc cần có và kèm theo đó là những điều kiện xin nghỉ khác. Vì vậy, để thủ tục được giải quyết nhanh, bạn phải xác định thật rõ về ý định xin nghỉ của mình rồi mới đi đến quyết định viết đơn gửi đến nhà quản lý. 

Khi còn mơ hồ với quyết định nghỉ việc, nó sẽ gây ra khá nhiều bất tiện như bạn không thể tập trung cho công việc hoặc nếu có viết đơn cũng không thể trình bày mẫu đơn hoàn hảo như ý. Dù xuất phát từ lý do gì nhưng nếu bạn đã chắc chắn với ý định sẽ nghỉ việc thì cách bạn xây dựng nội dung trong đơn cũng sẽ dễ thể hiện tính thuyết phục hơn.

3.2.2. Đưa thông báo theo thời gian thích hợp

Bạn cần thông báo và gửi đơn xin nghỉ trước thời gian theo đúng quy định của công ty. Có nơi yêu cầu nhân sự muốn nghỉ việc báo trước 30 hoặc 45 ngày, có nơi cũng chỉ cần báo trước 2 tuần. Lý do cần thông báo trước là để công ty có thời gian tìm kiếm nguồn lực bổ sung, thay thế bạn. Nếu như công việc của bạn có tính phức tạp hơn thì thời gian báo trước càng nhiều để đủ cho công tác tuyển dụng và hướng dẫn, bàn giao. Báo trước cũng chính là cách bạn tôn trọng công ty và có trách nhiệm với công việc. Điều này sẽ được người quản lý ghi nhận và không tạo bất kỳ khó khăn nào cho bạn trong thủ tục nghỉ việc.

3.2.3. Nêu lý do thôi việc chính đáng

Nghỉ việc bằng một lý do chính đáng sẽ giúp quá trình nghỉ việc của bạn suôn sẻ, thuận lợi. Dù thực tế bạn muốn nghỉ việc vì điều gì đó nhưng khi nêu lý do cũng cần tránh đưa ra nội dung dễ gây mất thiện cảm hoặc tạo thêm hiềm khích. Giair sử bạn muốn rời đi vì đã có một công việc thích hợp hơn hay bạn không hài lòng về công ty, đừng viết những điều này vào đơn xin nghỉ việc. Thay vào đó bạn nên nêu ra các lý do được cho là đủ lịch sự, khéo léo và không làm cho người đọc bị mếch lòng như:

- Thay đổi môi trường làm việc

- Định hướng phát triển không phù hợp với mục tiêu của công ty

- Vị trí nơi ở quá bất tiện để di chuyển đi làm

- Lý do việc cá nhân, gia đình 

3.2.4. Viết mẫu đơn xin thôi việc với văn phong nhã nhặn, lịch sự

Do là mẫu đơn hành chính nên bạn cần trình bày bằng giọng văn lịch sự, thể hiện sự nghiêm túc để thể hiện sự trang trọng của vân đề. Ngoài ra, văn phong dùng đúng còn giúp bạn thể hiện sự tôn trọng đối với người tiếp nhận đơn. Bạn không phải làm điều này để tạo cơ hội được quay lại làm việc sau này mà ngay cả khi điều đó sẽ không xảy ra thì trong giao tiếp, chúng ta vẫn cần thể hiện một lối ứng xử văn minh và lịch sự.

Qua những hướng dẫn trên, bạn có thể dễ dàng tự tạo mẫu đơn xin nghỉ việc cho mình. Nhưng để chắc chắn hơn cho mẫu đơn chuẩn form, bạn có thể tham khảo các mẫu đơn xin nghỉ việc file word chuẩn sau đây.

mẫu đơn xin thôi việc.docx

ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC.docx

ĐƠN XIN THÔI VIỆC MẪU.docx

Như vậy, Topcvvn đã giúp bạn trình bày đầy đủ về cách trình bày chuẩn nhất và khéo léo cho mẫu đơn xin nghỉ việc. Nếu chuẩn bị chinh phục cơ hội việc làm mới bạn yêu thích, hãy chọn mẫu CV độc đáo tại Topcvvn để sớm được tuyển dụng bạn nhé.