Thư Xác Nhận Phỏng Vấn: Cách Viết Chuẩn Và Những Điều Cần Lưu Ý

Khi nhận được lời mời phỏng vấn, bạn không thể cứ thế theo lịch mà đến phỏng vấn mà cần gửi thư xác nhận phỏng vấn. Rất nhiều người bỏ qua bước này vô tình để lại ấn tượng không tốt trong mắt nhà tuyển dụng. Thư xác nhận phỏng vấn không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn giúp bạn thể hiện rõ sự tôn trọng, sự cam kết đối với cơ hội công ty dành cho bạn. Việc viết thư xác nhận phỏng vấn cũng có những nguyên tắc, quy định riêng. Do đó bạn cần tìm hiểu cẩn thận cách viết trước khi bắt tay vào trình bày thư xác nhận phỏng vấn.

1. Tầm quan trọng của thư xác nhận phỏng vấn

Có rất nhiều ứng viên có thể bỏ qua thư xác nhận phỏng vấn mặc dù đây là một phần quan trọng có vai trò nhất định trong việc quyết định việc ứng tuyển có thành công hay không. Việc gửi bức thư này đến cho nhà tuyển dụng không chỉ là nghĩa vụ mà còn tạo ra cơ hội lớn giúp bạn tạo được ấn tượng tốt trong mắt nhà tuyển dụng ngay từ ban đầu. Có rất nhiều giá trị được tạo ra nếu như bạn gửi đến cho nhà tuyển dụng mail xác nhận phỏng vấn chuẩn.

1.1. Thể hiện sự chuyên nghiệp

Gửi thư xác nhận phỏng vấn là cách thức giúp bạn thể hiện thái độ nghiêm túc và chuyên nghiệp, hơn hết còn thể hiện thái độ tôn trọng đối với công ty, nhà tuyển dụng. Điều này càng làm cho bạn nổi bật trong mắt nhà tuyển dụng vì trong rất nhiều người không chú ý gửi thư xác nhận phỏng vấn có bạn làm điều đó, bạn càng dễ dàng nhận được sự ưu ái từ nhà tuyển dụng.

1.2. Xác nhận tham gia phỏng vấn

Thư xác nhận phỏng vấn là lời xác nhận lại thông tin về buổi phỏng vấn, giúp bạn khẳng định sẽ tham gia cuộc hẹn quan trọng này. Nhà tuyển dụng cần thông tin này vì dựa vào đó họ sẽ chủ động xây dựng kế hoạch cho buổi phỏng vấn thật bài bản, chuyên nghiệp, tránh gây ra những thiếu sót gây ảnh hưởng đến khâu tổ chức của buổi phỏng vấn. 

1.3. Cơ hội chuẩn bị tốt hơn cho buổi phỏng vấn

Thông qua thư xác nhận này, bạn có thể gửi kèm các thông tin cần thiết để bản thân chủ động chuẩn bị tốt nhất cho buổi phỏng vấn. Hãy hỏi về thông tin mà bạn cần như địa điểm phỏng vấn, người thực hiện phỏng vấn, tài liệu nào cần mang theo. Thậm chí bạn cũng có thể hỏi về những tài liệu liên quan tới buổi phỏng vấn đề chuẩn bị cho thật tốt. 

Sau khi đã hiểu rõ vai trò quan trọng của thư mời phỏng vấn, rõ ràng việc tìm ra cách viết bức thư này sao cho chuyên nghiệp nhất trở thành nhiệm vụ vô cùng quan trọng. 

2. Cách viết thư xác nhận phỏng vấn chuẩn

Một thư xác nhận phỏng vấn chuyên nghiệp sẽ được tạo thành bởi các yếu tố nội dung, cấu trúc và cách thức trình bày thư. Khi thể hiện tốt bức thư này, bạn đã tạo ra một tiền đề quan trọng trong việc gây ấn tượng mạnh mẽ, thể hiện rõ tác phong chuyên nghiệp của bản thân. Nhà tuyển dụng rất muốn săn đón những ứng cử viên có thể tạo dựng hình ảnh tốt ngay từ đầu.

Muốn đạt được điều đó, bạn hãy bắt tay thực hiện thư xác nhận phỏng vấn của mình đáp ứng những yêu cầu sau đây.

2.1. Tiêu đề thư rõ ràng

Tiêu đề là phần thông tin xuất hiện đầu tiên trong quá trình kết nối phản hồi nhà tuyển dụng để xác nhận phỏng vấn. Do đó vai trò của tiêu đề càng quan trọng, bạn cần đảm bảo viết thông tin rõ ràng, thể hiện rõ mục đích xác nhận phỏng vấn ra sao. Bên cạnh đó bản thân tiêu đề cũng cần ngắn gọn để tạo thiện cảm, hài lòng trong mắt nhà tuyển dụng. 

Cấu trúc cơ bản của tiêu đề chỉ cần hai thành phần thông tin là đủ, gồm tít “Thư xác nhận phỏng vấn” và đi kèm với tên vị trí ứng tuyển. 

Ví dụ về tiêu đề thư xác nhận phỏng vấn:

“Xác nhận phỏng vấn vị trí Chuyên viên tài chính cấp cao”

“Thư xác nhận phỏng vấn vị trí SM”

2.2. Lời chào lịch sự

Mọi cuộc giao tiếp đều bắt đầu từ lời chào hỏi. Thư xác nhận phỏng vấn là cuộc giao tiếp bằng văn bản, do đó cũng sẽ có lời chào mở đầu. Ứng viên cần chào hỏi một cách chuyên nghiệp, lịch sự để giữ hình ảnh chỉn chu trong mắt nhà tuyển dụng. Nếu bạn biết tên người nhận thì nên sử dụng tên của họ trong cách xưng hô. Ví dụ như Kính gửi Anh/chị kèm tên. Trong trường hợp không biết tên của người tiếp nhận thư xác nhận phỏng vấn, bạn hãy gửi lời chào chung tới Bộ phận tuyển dụng.

Ví dụ:

• Kính gửi Anh/Chị [Tên]

• Kính gửi Bộ phận tuyển dụng Công ty X

2.3. Xác nhận thông tin phỏng vấn

Mục đích của thư xác nhận phỏng vấn là để xác nhận thông tin lịch trình phỏng vấn. Do đó, khi gửi thư mời phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ cung cấp các thông tin quan trọng liên quan tới buổi phỏng vấn bao gồm địa điểm, thời gian và hình thức phỏng vấn. Khi nhận được thư mời, sau đó bạn phản hồi lại bằng thư xác nhận phỏng vấn là để xác nhận lại với nhà tuyển dụng về các thông tin này một lần nữa để bảo đảm độ chính xác. Ngoài ra, nếu bạn có thêm bất kỳ yêu cầu gì khác để đảm bảo buổi phỏng vấn diễn ra suôn sẻ thì hãy thông tin trong thư xác nhận. 

Tham khảo nội dung trong thư xác nhận phỏng vấn được trình bày ngắn gọn và khéo léo: 

“Cảm ơn Anh Trịnh Gia Hưng - Trưởng phòng Nhân sự đã mời tôi tham gia buổi phỏng vấn vị trí [Tên vị trí]. Tôi xin được xác nhận sẽ tham gia buổi phỏng vấn vào lúc 8h30p ngày 20/12/2024 tại số 1 Trần Nguyên Đán, Hoàng Mai, Hà Nội.”

2.4. Cảm ơn và bày tỏ sự mong đợi

Sau lời xác nhận về việc tham gia phỏng vấn, bạn chớ quên gửi đến nhà tuyển dụng lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng. Kèm theo lời cảm ơn, để thư xác nhận giúp bạn tạo ấn tượng tốt trước thềm buổi phỏng vấn diễn ra, bạn nên bày tỏ thái độ mong đợi buổi phỏng vấn. Điều đó giúp cho bạn thể hiện thái độ quan tâm, tôn trọng của bạn đối với điều tuyệt vời công ty mang lại, cũng là kết quả mà bao ứng viên khác mong chờ. Cuộc phỏng vấn có thể do bạn xứng đáng hơn nhiều đối thủ song đó cũng chính là sự ưu ái mà nhà tuyển dụng dành cho bạn.

2.5. Phần kết thúc thư

Một kết thúc ấn tượng cho thư xác nhận để nhà tuyển dụng ghi nhớ bạn sâu sắc hơn cũng là một chiến thuật giúp bạn thuận lợi giành được cơ hội chính thức bước vào vị trí công việc này. Cách trình bày tốt nhất chính là bày tỏ sự sẵn sàng tiếp nhận mọi thông tin từ phía nhà tuyển dụng cho buổi phỏng vấn sắp tới. Nếu có những thắc mắc cần hỏi thì bạn hãy nêu ra ngay tại phần kết thư. Sau đó gửi một lời cảm ơn chân thành để kết thúc.

2.6. Ký tên và thông tin liên hệ

Phần kết thúc thư để hoàn tất nội dung cơ bản nhưng chưa kết thúc hoàn toàn thư xác nhận của bạn. Cần thêm một chi tiết nữa rất quan trọng đó chính là ký tên và để lại thông tin liên lạc cho nhà tuyển dụng. Đặt lời trân trọng thật trang trọng trước khi đưa ra thông tin liên lạc.

3. Những lưu ý khi viết thư xác nhận phỏng vấn

Viết thư xác nhận phỏng vấn cần chú ý một số lưu ý sau đây:

3.1. Kiểm tra kỹ thông tin

Hãy kiểm tra lại tất cả mọi thứ trước khi gửi thư đi. Chú ý kỹ vào các thông tin địa điểm, ngày giờ phỏng vấn và những yêu cầu cụ thể mà nhà tuyển dụng đưa ra. Nếu gửi thư xác nhận với các thông tin không chính xác, có sự sai lệch so với lịch hẹn khiến cho hình ảnh của bạn trở nên thiếu chuyên nghiệp và có thể mất điểm ngay từ đầu.

3.2. Luôn giữ thái độ lịch sự và chuyên nghiệp

Thư xác nhận phỏng vấn dược trình bày ngắn gọn. Bạn cần luôn giữ thái độ chuyên nghiệp, lịch sự ở mọi chi tiết. Mặc dù tạo ra thiện cảm nhưng luôn giữ chừng mực trong cách diễn đạt, tránh sử dụng từ ngữ quá thân mật hoặc ngôn từ suồng sã dễ gây ra cảm giác thiếu tôn trọng. 

Thư xác nhận phỏng vấn là bước quan trọng trong quá trình ứng tuyển, giúp bạn tạo ấn tượng đầu tiên với nhà tuyển dụng. Viết một bức thư đúng cách không chỉ giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn cho thấy bạn là ứng viên có thái độ nghiêm túc và tôn trọng công ty. Hãy chắc chắn rằng bạn đã chuẩn bị kỹ càng và gửi thư xác nhận đúng thời gian để bước tiếp vào quá trình phỏng vấn suôn sẻ. Sau bức thư xác nhận, bạn hãy chuẩn một CV xin việc độc đáo để mang theo trong buổi gặp mặt trực tiếp đó. Lựa chọn Topcvvn để dễ dàng có được bản CV thuyết phục nhất.