Hướng dẫn viết hồ sơ học sinh sinh viên chuẩn dễ dàng

Hồ sơ học sinh sinh viên là một bộ tài liệu quan trọng phục vụ cho thủ tục nhập học hoặc lưu trữ thông tin của người học sinh, sinh viên. Vì thế, việc chuẩn bị và cách ghi hồ sơ học sinh sinh viên rất quan trọng, phải được thực hiện chính xác tuyệt đối. Tại bài viết này, Topcvvn chia sẻ giúp bạn có hiểu biết về bộ hồ sơ quan trọng này và biết cách chuẩn bị hồ sơ hiệu quả.

1. Bộ hồ sơ học sinh sinh viên bao gồm những yếu tố nào?

Bộ giáo dục ban hành mẫu Hồ sơ học sinh sinh viên, quyết định ban hành số 58/2007. Theo quy định, bộ hồ sơ này cần bao gồm đầy đủ các yếu tố:

- Sơ yếu lý lịch có xác nhận

- Bản sao khai sinh được công chứng, chứng thực

- Bản sao căn cước công dân 

- Ảnh chân dung với kích thước 4x6 được chụp trong vòng từ 6 tháng trở lại đây. 

- Bằng tốt nghiệp

- Văn bản, chứng nhận diện ưu tiên nếu có.

2. Một số thông tin nên biết về hồ sơ học sinh sinh viên

2.1. Phân biệt giữa hồ sơ sinh viên với hồ sơ xin việc

Lý do chúng ta cần phân biệt rõ điều này bởi vì giúp bạn không bị nhầm lẫn trong cách trình bày. Mỗi loại hồ sơ có yêu cầu riêng về cách thể hiện thông tin đến nhà tuyển dụng. Trên góc nhìn cơ bản, chúng ta có thể thấy khá nhiều điểm chung giữa hai loại hồ sơ này khi chúng đều cần các giấy tờ vừa nêu và được chứng thực, công chứng. Nhưng điểm khác biệt rõ rệt nhất giữa chúng đó là tấm bằng tốt nghiệp. Trong khi hồ sơ xin việc cần bằng nghề, bằng chứng minh đã trải qua đào tạo các hệ như đại học, cao đẳng cùng các chứng chỉ đi kèm, đạt được thì hồ sơ học sinh sinh viên cần gửi bằng tốt nghiệp trung học phổ thông. Hồ sơ học sinh sinh viên có mục đích cung cấp thông tin của người học sinh, sinh viên đó nhưng hồ sơ xin việc có nhiệm vụ chứng minh, thuyết phục. Các giấy tờ được gửi bên trong hồ sơ đều là tư liệu phục vụ mục tiêu đó. 

Ngoài ra, hồ sơ học sinh sinh viên cũng không cần có giấy khám sức khỏe như hồ sơ xin việc. Việc nắm bắt tình trạng sức khỏe của học sinh sinh viên được giao cho phía bộ phận y tế trường thông qua việc khám sức khỏe đầu vào và các đợt kiểm tra sức khỏe định kỳ. 

2.2. Mua hồ sơ học sinh sinh viên ở đâu? Giá một bộ hồ sơ là bao nhiêu?

Chúng ta có thể dễ dàng mua được hồ sơ này ở rất nhiều nơi, hiệu sách và cửa hàng văn phòng phẩm là những địa chỉ phổ biến bạn có thể tìm đến để mua. Một bộ hồ sơ có mức giá khá hợp lý, chỉ dao động từ 5000 đến 10000 đồng. 

3. Hướng dẫn ghi hồ sơ học sinh sinh viên

Hồ sơ học sinh sinh viên cần được viết theo mẫu chuẩn đã được Bộ giáo dục quy định. Bao gồm việc người chuẩn bị phải cung cấp thông tin chính xác, đúng kiểu chữ, ký tự, chữ số. Những quy định cụ thể cần áp dụng sẽ được Topcvvn hướng dẫn chi tiết ở nội dung bên dưới.

3.1. Hướng dẫn điền trang bìa hồ sơ

Bạn sẽ cần hoàn thiện nội dung cho bìa hồ sơ trước tiên. Cách ghi khá đơn giản nhưng phải đúng nguyên tắc, Vậy nên hãy viết các thông tin như sau:

Họ tên ghi đúng theo giấy tờ tùy thân, viết chữ in hoa. Không viết thêm vào bất cứ ký tự đặc biệt nào. Tương tự, không sử dụng tên thay thế, tên phụ, không viết các tên phụ đó trong ngoặc đơn. Bạn chỉ cần viết duy nhất tên chính đúng theo giấy tờ cá nhân là được. 

Thông tin về năm sinh: viết đầy đủ ngày tháng năm theo đúng giấy khai sinh. Lưu ý đối với các con số chỉ có một hàng đơn vị thì bạn ghi thêm số 0 ở phía trước. Ví dụ: 02/05/1999. 

Hộ khẩu thường trú: Viết địa chỉ theo hộ khẩu bản gốc

Mục Khi cần báo tin cho ai? Ở đâu? Viết tên người thân kèm theo phương thức liên lạc với họ là số điện thoại. Thông thường mục này bạn hãy ghi bố hoặc mẹ. 

3.2. Hướng dẫn viết trang 2 – Thông tin học sinh sinh viên

Trang 2 có rất nhiều thông tin liên quan đến học sinh sinh viên cần điền. Bạn chỉ cần điền thông tin vào các mục nội dung ngắn gọn, chính xác. Hầu hết các mục thông tin đều rất rõ ràng giúp bạn viết dễ dàng đúng cách. Hãy lưu ý một số điểm sau để tránh các sai sót không đáng có.

Phần họ tên cần viết in hoa, tất cả các thông tin cơ bản như tôn giáo, dân tộc, xuất thân đều cần điền đầy đủ, rõ ràng. Thông tin về quá trình học tập từng nằm bao gồm năm học nào, thời gian niên khóa, học tập, khen thưởng, kỷ luật cũng cần nêu cụ thể. 

3.3. Hướng dẫn viết trang 3 và 4 - Thông tin Thành phần gia đình

Các mục nội dung mẫu cần kê khai cũng rất cụ thể giúp cho việc điền thông tin càng dẽ. Bạn sẽ kê khai thông tin của cha, mẹ, của anh chị em ruột. Hãy chủ động nắm bắt thông tin về từng người dựa trên chứng minh thư của họ để điền cho chính xác. Ngoài ra, hồ sơ học sinh sinh viên cũng khai thác thông tin về quá trình hoạt động kinh tế, chính trị, xã hội của từng nhân. Bạn hãy điền những thông tin này dựa trên hoạt động thực tế của họ và đúng theo các mốc thời gian mà bộ hồ sơ khai thác. 

3.4. Cách viết xác nhận thông tin

Phần xác nhận thông tin nằm ở cuối trang 4. Người viết cần cam đoan, khẳng định về tính chính xác hoàn toàn của tất cả các thông tin đã trình bày trong hồ sơ. Một điều kiện bắt buộc để lời xác nhận thông tin là có hiệu lực thì trong phần này cần có chữ ký nháy của học sinh sinh viên và gia đình.

4. Những lưu ý quan trọng nhất để viết hồ sơ học sinh sinh viên không bị từ chối

Khi viết hồ sơ học sinh sinh viên bạn nên lưu ý những diều quan trọng sau, đảm bảo sẽ giúp hồ sơ của bạn có thể loại bỏ được những lỗi nghiêm trọng không nên tồn tại. Qua đây, phía nhà trường sẽ tiếp nhận và sớm hoàn tất bộ hồ sơ cho bạn trước thềm năm học mới, cơ hội học tập mới.

Đầu tiên đáp ứng yêu cầu tuyệt đối không tẩy xóa khiến hồ sơ lem nhem. Viết cái gì, viết ra sao trong từng mục phải được cân nhắc kỹ, xem xét và chuẩn bị sẵn các thông tin cần điền. Chẳng hạn như thu thập sẵn thông tin của người thân trong gia đình để phục vụ cho phần kê khai thông tin gia đình. Đồng thời khi khâu chuẩn bị được làm tốt, bạn cũng sẽ ý thức về việc chọn lọc thông tin cần trình bày, chọn lọc câu chữ cần diễn đạt để đáp ứng yêu cầu viết bộ hồ sơ học sinh sinh viên đủ lượng thông tin cần thiết, không dài dòng, lan man. Đặc biệt, thông tin về quá trình học tập và làm việc cần đươc cô đọng súc tích.

Toàn bộ thông tin trình bày đều phải chính xác tuyệt đối, không viết sai, không viết phóng đại. Ngoài ra học sinh sinh viên cũng phải đọc kỹ các yêu cầu về việc chuẩn bị hồ sơ được thông tin từ phía nhà trường để tránh việc chuẩn bị hồ sơ sót yêu cầu, gây ra việc không đáp ứng và ảnh hưởng tới quá trình tuyển sinh. 

Bởi vì hồ sơ học sinh sinh viên được tạo ra dựa trên các nhu cầu khai thác và quản lý thông tin của sinh viên một cách chặt chẽ nên toàn bộ các mục thông tin bên trong đó hầu hết đều cần sinh viên hoàn tất. Bạn chú ý không bỏ sót bất cứ mục nào để hoàn thiện hồ sơ đúng yêu cầu.

Tải về tham khảo mẫu Hồ sơ học sinh sinh viên chuẩn tại đây: mau-so-yeu-ly-lich-hoc-sinh-sinh-vien.pdf

Như vậy, qua bài viết này chúng tôi đã cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết về hồ sơ học sinh sinh viên và cách viết đúng. Thực hiện đầy đủ, đúng hướng dẫn để sớm hoàn tất thủ tục nhập học, chuẩn bị cho một tương lai sự nghiệp tốt nhất.