Viết email xin việc – cách làm nhà tuyển dụng gục ngã

Viết email xin việc là khâu tiếp theo sau khi bạn hoàn thành tạo CV online. Nhận định đúng vai trò của email xin việc thì đó chính là cầu nối gắn kết bạn đến với nhà tuyển dụng. Do vậy bạn cần học cách viết email xin việc thật thu hút khiến nhà tuyển dụng không thể bỏ lỡ ứng viên tiềm năng như bạn. 

1. Nói rõ về vai trò của email xin việc

Mạng internet từ lâu đã ảnh hưởng lớn đến các hoạt động trong đời sống, trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực của rất nhiều đối tượng trong đó có nhà tuyển dụng và ứng viên. Dựa vào khả năng kết nối online nhanh chóng, hiệu quả, nhà tuyển dụng có thể tìm thấy ứng viên ưng ý và ngược lại, ứng viên có thể kết nối hiệu quả đến nhà tuyển dụng để có việc làm. 

Công nghệ mở ra vô vàn phương thức kết nối cho ứng viên trong đó email xin việc là một phương thức phổ biến được hầu hết ứng viên sử dụng. Thực tế cũng cho thấy với cách này, ứng viên sẽ rất thuận tiện để giao tiếp với nhà tuyển dụng gián tiếp, đề xuất nhu cầu ứng tuyển việc làm cực kỳ nhanh chóng và với cách làm độc đáo này, bạn còn có thể để lại ấn tượng tốt đẹp trong mắt nhà tuyển dụng. 

2. Những kinh nghiệm vàng để viết email xin việc chuyên nghiệp, độc đáo

Khi ứng tuyển xin việc, sử dụng email là một cách không thể thiếu giúp kết nối với nhà tuyển dụng nhanh hơn, đồng thời mang đến những ấn tượng tốt trong mắt họ. Nhưng kết quả này cũng chỉ có được khi bạn biết cách trình bày email xin việc hiệu quả. Bạn cần phải học hỏi những kinh nghiệm vàng, bí quyết quý giá từ người đi trước và các chuyên gia tuyển dụng. Những mẹo hay về cách viết email chuyên nghiệp dưới đây này sẽ giúp bạn. 

2.1. Chú trọng địa chỉ và tên hiển thị của email xin việc

Nguyên tắc bất di bất dịch khi dùng email để phục vụ mục đích xin việc chính là dùng tên thật làm tên email. Điều đó thể hiện sự nghiêm túc của bạn. Nếu sử dụng tên email không phải là tên thật như nickname, tên gọi mang phong cách xi-teen, tên mail là các dãy số lạ thì email thường sẽ bị đánh giá thiếu nghiêm túc và bị bỏ qua, đồng nghĩa bạn sẽ không có bất cứ cơ hội cạnh tranh nào. 

Nếu tên địa chỉ mail được đòi hỏi thế nào thì tên hiển thị của email cũng cần đáp ứng tiêu chuẩn đó. Hãy để tên thật của chính bạn vì đó là dấu hiệu quan trọng nhất để nhà tuyển dụng xác định rõ bạn là ai và phân biệt với người khác. 

2.2. Tiêu đề email

Xuất hiện song song cùng tên hiển thị đó là tiêu đề email, quyết định cơ hội email được mở. Do đó tiêu đề mail cần được viết đúng với tiêu chuẩn trong yêu cầu tiếp cận thông tin của nhà tuyển dụng. Nội dung mail hay các giấy tờ đính kèm có thể chứa rất nhiều thông tin nhưng tiêu đề mail chỉ được thể hiện trong một giới hạn nhất định và rất ngắn, bởi vậy ứng viên phải chọn đúng thông tin cần thiết để trình bày trong tiêu đề Email. 

Trong tât cả các loại thông tin, dễ tiếp cận và có tính phân loại cao nhất với nhà tuyển dụng đó chính là tên của bạn và vị trí ứng tuyển bạn mong muốn. Qua đó họ có thể giải quyết được hai vấn đề: một là biết rõ bạn là ai, hai là bạn muốn làm việc tại vị trí nào tại đơn vị. Đó cũng chính là lý do để nhà tuyển dụng xem xét các điều kiện đáp ứng của bạn. 

2.3. Xây dựng nội dung mail xin việc đầy đủ, đẹp mắt

Nếu thành công chiếm được cảm tình của nhà tuyển dụng qua tiêu đề email, email của bạn sẽ được khám phá chi tiết hơn. Bởi thế, đây chính là cơ hội, chớ làm cho nhà tuyển dụng thất vọng khi không thể xây dựng nội dung thuyết phục. Hãy cố gắng trình bày nội dung của email sao cho độc đáo, vừa ngắn gọn vừa đủ sức gây ấn tượng mạnh để nhà tuyển dụng sẵn sàng đặt quyết định lựa chọn bạn.

Sau đây là bí quyết trình bày nội dung mail xin việc hiệu quả, đem đến cho bạn kết quả như mong đợi. 

2.3.1. Mở đầu email xin việc

Phần mở đầu có vai trò dẫn dắt do đó bạn phải biết cách dẫn dắt sao cho thuyết phục nhất, khiến nhà tuyển dụng cảm thấy hài lòng. Hãy bắt đầu bằng chính sự lịch sự và mở đầu nội dung mail bằng từ kính gửi. Kèm theo đó có thể là tên của người phụ trách tuyển dụng hoặc bộ phận phụ trách trực tiếp. Nếu biết rõ tên của người tuyển dụng, bạn hãy viết họ và tên kèm theo từ xưng hô anh/chị hoặc ông/bà để thể hiện sự trang trọng. Nếu không, bạn hoàn toàn có thể ghi tên của bộ phận như Nhân sự, Kinh doanh kèm theo tên công ty. 

Tham khảo ví dụ cụ thể cho mỗi cách sau:

Kinh gửi: chị Nguyễn Kim Hoa, Trưởng phòng Hành chính nhân sự

Kính gửi: Phòng Kinh doanh, công ty TNHH Sao Vàng

Phần mở đầu chỉ cần trình bày ngắn gọn như vậy là đủ. Sau đó bạn có thể chuyển sang trình bày nội dung chính cho email. 

2.3.2. Nội dung chính cần thể hiện ra sao trong email xin việc?

Nội dung email xin việc sẽ đạt được sức thuyết phục cao nhất khi nó thể hiện được 3 phần thông tin gồm:

- Thông tin giới thiệu tóm tắt về bản thân ứng viên

- Mục đích gửi mail xin việc, ứng tuyển cho vị trí nào?

- Trình bày nội dung chứng tỏ bạn phù hợp với công việc trên các mặt kinh nghiệm, năng lực. 

Bạn có thể triển khai thành 3 đoạn thông tin trong mail để phân chia bố cục mail rõ ràng. Mỗi đoạn chỉ viết ngắn gọn, súc tích, thể hiện đúng trọng tâm thông tin. Tất cả những gì nhà tuyển dụng cần đã được xác định, nhiệm vụ của bạn chỉ là trình bày sao cho thật khoa học, logic để được đón nhận dễ dàng.

2.3.3. Kết của email xin việc nên trình bày như thế nào?

Điều quý giá nhất trong phần kết thúc nội dung email đó chính là lời cảm ơn chân thành được gửi đến nhà tuyển dụng. Cái kết hoàn hảo, lịch sự sẽ giúp mail xin việc được đón nhận dễ dàng. Đừng quên kèm lời giới thiệu các giấy tờ bạn đính kèm trong email để nhà tuyển dụng đánh giá tổng quan về toàn bộ sự chuẩn bị chu đáo của bạn.

2.4. Chữ ký email

Nếu đã sử dụng email để xin việc thì chắc chắn không chỉ dừng lại ở phần nội dung, bạn cần đảm bảo có sự xuất hiện đầy đủ của chữ ký email để tạo nên một email hoàn chỉnh, thể hiện rõ sự chuyên nghiệp. Nếu bạn chưa biết dùng chữ ký email đúng cách, hãy cập nhật ngay các thành phần thông tin không thể thiếu trong một chữ ký email bao gồm họ tên đầy đủ, điện thoại. Phần chữ ký còn có tác dụng lưu trữ thông tin cá nhân một cách nhanh chóng, giúp nhà tuyển dụng lấy thông tin nhanh của ứng viên dễ dàng.

3. Những sai lầm cần tránh khi viết email xin việc

Bên cạnh việc chăm chút cho Email những yếu tố quan trọng đã được hướng dẫn ở nội dung trên, bạn còn cần đề phòng những lỗi cơ bản có thể xảy ra đối với email của mình. Nếu tồn tại những lỗi không đáng có này thì nhu cầu xin việc của bạn sẽ không được tiếp nhận. Cùng Topcvvn vượt qua thử thách này bằng cách biết rõ về những sai lầm cần tránh.

3.1. Viết sai tên công ty, tên nhà tuyển dụng trong email

Việc viết sai hai tên quan trọng này cũng giống như bạn đang gửi mail đến nhầm địa chỉ hoặc thể hiện rõ sự thiếu tôn trọng đối với nhà tuyển dụng và đơn vị ứng tuyển vào. Điều đó đương nhiên sẽ làm “mất lòng” nhà tuyển dụng, rất nhanh chóng họ sẽ đưa bạn vào danh sách bị loại mà chẳng cần tìm hiểu thêm email của bạn viết về điều gì, các thông tin liên quan đến bạn xuất sắc như thế nào.

3.2. Mắc lỗi chính tả trong email

Lỗi chính tả là một lỗi cơ bản nhưng nếu bạn mắc phải dù chỉ một lỗi nhỏ trong email hay bất cứ giấy tờ nào phục vụ xin việc thì đều sẽ bị nhà tuyển dụng đánh giá thấp. Mặc nhiên khi đó sức cạnh tranh của bạn sẽ bị giảm đáng kể so với những đối thủ khác. Một email mắc quá nhiều lỗi chính tả sẽ bị loại ngay lập tức bất kể bạn có trình bày email xin việc này tốt ra sao. Vì vậy, lỗi chính tả cần được xếp vào lỗi cấm kị mắc phải khi viết email. 

3.3. Nội dung email không thể hiện đúng trọng tâm

Gửi email là việc bạn gửi đề xuất xin việc làm. Vì thế nội dung chính có vai trò kết nối với nhà tuyển dụng. Nếu không trình bày nội dung tốt thì bạn không thể thực hiện mục tiêu kết nối. Vì thế, đừng viết email lan man, không trình bày rõ trọng tâm vấn đề của bạn. Nội dung phải thể hiện được những thông tin cần thiết gồm trình độ, kinh nghiệm, năng lực của bản thân nhằm giúp cho nhà tuyển dụng có thể đánh giá bạn một cách khách quan và tốt nhất. 

Mặc dù được triển khai trong giới hạn nội dung khá ngắn gọn song email xin việc lại bao gồm nhiều yếu tố. Mỗi yếu tố trong đó đều có vai trò rất quan trọng trong việc xem xét ứng viên. Ngoài một nội dung được trình bày chỉn chu, đầy đủ thì tránh mắc các lỗi cơ bản sẽ giúp cho bạn nhận được đánh giá là người cẩn thận, tạo cảm tình tốt trong mắt nhà tuyển dụng. Áp dụng hướng dẫn trên, kết hợp với tạo CV xin việc tại Topcvvn để tăng sức thu hút đối với nhà tuyển dụng nhé.